Analyser un fichier Excel avec Claude et vérifier chaque calcul important

Préparer une copie et définir la question

Conservez le fichier d’origine et travaillez sur une copie. Notez la période, l’unité des montants et les règles de calcul. Une colonne « chiffre d’affaires » peut contenir des euros, des milliers d’euros, des montants hors taxe ou des encaissements : ces notions ne sont pas interchangeables.

Posez une question précise : « Quels produits contribuent à la variation du chiffre d’affaires entre ces deux périodes de même durée ? » Demandez à l’assistant de décrire la structure des feuilles avant de calculer. Il doit identifier les sources, les totaux existants, les formules et les zones de sortie.

Si le classeur contient des données personnelles, fournissez un échantillon anonymisé ou fictif. Retirer le nom d’une personne peut être insuffisant si les autres colonnes permettent encore de l’identifier. Utilisez seulement les informations nécessaires à la question.

Vérifier les types et les unités

Un nombre affiché peut être stocké comme texte. Une date peut être un libellé qui ne permet pas de trier correctement. Demandez la liste des colonnes, leur type et leurs unités. Examinez les cellules vides, les valeurs nulles et les erreurs de formule séparément : aucune de ces catégories ne signifie automatiquement zéro.

Pour des pourcentages, vérifiez si la donnée représente 0,15 ou 15. Pour les décimales, contrôlez que la virgule n’a pas été traitée comme un séparateur de colonnes. Pour des devises différentes, ne faites pas de total commun sans méthode de conversion explicite.

L’assistant devrait vous présenter ces points avant l’analyse. Une demande de nettoyage doit aussi préciser ce qu’il peut modifier et comment retrouver les données d’origine.

Reproduire un calcul simple à la main

Notre exemple fictif contient trois lignes :

Le total est 2 320 € HT. Le prix moyen par unité vendue est 2 320 divisé par 40, soit 58 € HT. La moyenne simple des trois prix, 73,33 €, répond à une autre question : le prix moyen des trois offres du catalogue, sans pondération par les quantités.

Cette différence suffit à produire une conclusion commerciale incorrecte, même si aucune opération arithmétique n’est fausse. Demandez toujours le numérateur, le dénominateur et la définition de l’indicateur.

Contrôler les doublons et les sous-totaux

Définissez une clé de contrôle : identifiant de commande, combinaison client-date ou autre identifiant adapté. Deux lignes semblables peuvent être deux ventes différentes. Une suppression de doublons sans règle peut effacer des données valides.

Si la table contient à la fois des lignes détaillées et un total, ne les additionnez pas ensemble. Dans notre exemple, ajouter une ligne « Total : 2 320 € » au calcul doublerait le résultat à 4 640 €. Demandez à Claude d’identifier les sous-totaux et de montrer les lignes incluses dans chaque calcul.

Pour une comparaison, vérifiez aussi que les règles sont identiques sur les deux périodes : mêmes statuts de commandes, même unité, même durée et même traitement des remboursements.

Demander des formules et un contrôle indépendant

Dans un classeur destiné à être réutilisé, préférez des formules lisibles à des valeurs figées. Demandez les cellules sources et les cellules de résultat. Une formule peut être correcte sur la première ligne puis utiliser un mauvais ancrage lorsqu’elle est copiée.

Vérifiez une ligne du début, une ligne du milieu et une ligne de fin. Modifiez ensuite une quantité dans la copie : le total et les graphiques doivent réagir. Un contrôle qui compare un total à lui-même ne fournit aucune preuve. Recalculez un indicateur important indépendamment avec les valeurs sources.

Décris les feuilles, les colonnes, les types et les unités avant de calculer. Réponds à ma question à partir des données sources. Pour chaque indicateur, indique le numérateur, le dénominateur ou les cellules utilisées. Sépare données manquantes, zéros et erreurs. Signale doublons et sous-totaux sans supprimer de lignes sans accord.

Choisir un graphique qui ne masque pas les limites

Utilisez des barres pour comparer des catégories et une courbe pour suivre une série dans le temps. Affichez les unités, les périodes et les catégories. Évitez un graphique de croissance construit à partir de deux périodes de durée différente.

Un graphique ne doit pas transformer une absence de donnée en chute à zéro. Si certaines lignes sont exclues, indiquez pourquoi et mesurez leur importance. La conclusion doit rester proportionnée à la couverture du fichier, pas au seul aspect visuel.

Tester votre compréhension

Ressource et sources

Télécharger la fiche de contrôles Excel. Pour travailler sur un dossier plus large, utilisez la matrice de synthèse documentaire.

Claude peut-il modifier le classeur ? Cela dépend de la fonctionnalité utilisée. Indiquez si vous souhaitez une explication, une proposition de formules ou un fichier modifié, puis contrôlez le livrable obtenu.

Faut-il accepter toutes les corrections proposées ? Non. Reliez chaque correction à un problème vérifié et gardez les données sources intactes.

• →Claude : formats et imports de fichiers.
• →Claude : bonnes pratiques de travail sûr avec les fichiers.